ZORRO AZUL, identificada con NIT. 1014223696 -5 y en cumplimiento de lo regulado por la Ley 1581 de 2012, que sobre Protección de Datos Personales trata, emite la siguiente política que contiene el marco normativo y el procedimiento para el tratamiento de datos personales de la empresa.
DEFINICIONES.
Artículo 1. Objeto.
Mediante la presente política se adopta y establece las reglas aplicables al tratamiento de datos de carácter personal recolectados, tratados o almacenados por Zorro Azul y en desarrollo de su objeto social bien sea en calidad de responsable o encargado del tratamiento.
Las reglas contenidas en esta política se expide en cumplimiento a lo dispuesto en el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y en la Ley 1581 de 2012, en cuanto a la garantía de la intimidad de las personas, ejercicio del habeas data y protección de datos personales, en concordancia con el derecho a la información, de manera que se regulen proporcionalmente estos derechos en Zorro Azul y se pueda prevenir la vulneración de los mismos.
Artículo 2. Ámbito de aplicación.
Las disposiciones contenidas en esta política se aplicará al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano, o cuando el responsable o encargado se encuentre ubicado fuera del territorio colombiano, en virtud de tratados internacionales, relaciones contractuales, entre otros.
Los principios y disposiciones contenidos en esta política de seguridad de la información de carácter personal, se aplicará a cualquier base de datos personal que se encuentre en custodia de Zorro Azul, bien sea en calidad de responsable o como encargado del tratamiento.
Artículo 3. Principios aplicables al tratamiento de datos personales.
La protección de datos de carácter personal en Zorro Azul estará sometida a los siguientes principios o reglas fundamentales con base en las cuales se determinarán los procesos internos relacionados con el tratamiento de datos personales; tales principios se interpretarán de manera armónica, integral y sistemática para resolver los conflictos que se susciten en esta materia; los consagrados en normas internacionales, en la leyes colombianas y en la jurisprudencia de la Corte Constitucional que ha desarrollado los derechos fundamentales vinculados a los datos de carácter personal además de los siguientes.
El tratamiento de datos personales al interior de Zorro Azul sólo puede hacerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos, tratados o divulgados sin autorización del titular, salvo mandato legal o judicial que supla el consentimiento del titular.
El tratamiento de datos personales en Colombia es una actividad reglada y por ende los procesos de negocios y destinatarios de la Ley 1581 de 2012 deben sujetarse a lo dispuesto en ella.
El tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima, acorde con la Constitución Política y la ley, la cual debe ser informada de manera concreta, precisa y previa al titular para que este exprese su consentimiento.
Los datos de carácter personal recolectados por Zorro Azul deben ser veraces, completos, exactos, comprobables, comprensibles y mantenerse actualizados. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, fraccionados, incompletos o que induzcan a error.
En el tratamiento de datos personales se garantizará el derecho del titular a obtener y conocer del responsable y/o encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.
6. Pertinencia del dato.
Los datos personales que recabe Zorro Azul deberán ser adecuados, pertinentes y no excesivos, teniendo en cuenta la finalidad del tratamiento o de la base de datos. Se prohíbe la recolección de datos personales desproporcionados en relación con la finalidad para la cual se obtienen.
7. Acceso y circulación restringida.
Los datos personales que recolecte o trate Zorro Azul serán usados por ella solo en el ámbito de la finalidad y autorización concedida por el titular del dato personal, por tanto, no podrán ser accedidos, transferidos, cedidos ni comunicados a terceros.
Agotada la finalidad para la cual fue recolectado o tratado el dato personal, Zorro Azul deberá cesar en su uso y por ende adoptará las medidas de seguridad pertinentes a tal fin.
Zorro Azul, en calidad de responsable o encargado del tratamiento de datos personales, según el caso, adoptará las medidas de seguridad físicas, tecnológicas o administrativas que sean necesarias para garantizar los atributos de integridad, autenticidad y confiabilidad de los datos personales. Zorro Azul, conforme la clasificación de los datos personales, implementará las medidas de seguridad de nivel alto, medio o bajo, aplicables según el caso, con el fin de evitar la adulteración, pérdida, fuga, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Zorro Azul y todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos de carácter personal, tienen la obligación profesional de guardar y mantener la reserva de tales datos, obligación que subsiste aún finalizada la relación contractual. Zorro Azul implementará, en sus relaciones contractuales, cláusulas de protección de datos en este sentido.
Zorro Azul informará, a los titulares de los datos personales, así como a los responsables y encargados del tratamiento, del régimen de protección de datos adoptado por la empresa, así como la finalidad y demás principios que regulan el tratamiento de estos datos. Informará además sobre la existencia de las bases de datos de carácter personal que custodie, los derechos y el ejercicio del habeas data por parte de los titulares, procediendo al registro que exige la ley.
Zorro Azul sólo recolectará datos personales de carácter sensible cuando ello sea necesario y pertinente para el desarrollo de su objeto social. En cada caso deberá obtener autorización expresa del titular, o bien verificar que su tratamiento se origine y legitime en el marco de una relación contractual y/o negocial, o bien provenga de autorización legal.
Artículo 4. Derechos de los titulares de los datos.
El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
Artículo 5. Deberes de los responsables y Encargados.
En virtud de la presente política de tratamiento y protección de datos personales son deberes de Zorro Azul los siguientes:
1) Informar al encargado del tratamiento la circunstancia de que determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
Los encargados del tratamiento de datos personales, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:
1) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Artículo 6. Procedimiento de Habeas Data.
El titular de datos personales o habilitado legalmente podrá ejercer su derecho de actualización, rectificación y cancelación, para ello Zorro Azul adopta el siguiente procedimiento:
3.1. Nombre e identificación del titular del dato personal, y de sus representantes, de ser el caso.
3.2. Petición concreta y precisa de información, acceso, actualización, rectificación, cancelación al tratamiento o revocatoria del consentimiento. En cada caso la petición deberá estar razonablemente fundamentada para que Zorro Azul proceda, como responsable de la base de datos, a dar respuesta.
3.3. Dirección física o electrónica para notificaciones.
3.4. Documentos que soportan la solicitud, si a ello hay lugar.
Zorro Azul, cuando sea responsable de la base de datos personales contenidos en sus sistemas de información, dará respuesta a la solicitud en el término de diez (10) días si se trata de una consulta; y de quince días (15) días si se trata de un reclamo. En los mismos plazos anteriores se pronunciará Zorro Azul cuando verifique que en sus sistemas de información no tiene datos personales del interesado que ejerce alguno de los derechos indicados.
En caso de reclamo, si no fuere posible dar respuesta dentro del término de (15) quince días, se informarán al interesado los motivos de demora y la fecha en la que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento de los primeros quince (15) días.
Zorro Azul, en los casos que detente la condición de encargado del tratamiento informará tal situación al titular o interesado en el dato personal, y comunicará al responsable del dato personal la solicitud, con el fin de que este dé respuesta a la solicitud de consulta o reclamo presentado. Copia de tal comunicación será dirigida al titular del dato o interesado, para que tenga conocimiento sobre la identidad del responsable del dato personal y en consecuencia del obligado principal de garantizar el ejercicio de su derecho.
Artículo 7. Tratamiento de Datos Personales.
Zorro Azul informará previamente a los titulares los datos personales que se requieren y el motivo por el cual se solicita la información, entendiendo que dicha finalidad estará siempre relacionada con el vínculo laboral, antes, durante y después del contrato de trabajo, finalidad con la relación contractual de los proveedores y clientes.
Zorro Azul implementará en los contratos laborales o de prestación de servicio, en los contratos con los proveedores y los de clientes un texto, formato o autorización con el fin de autorizar de manera previa y expresa el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato correspondiente, lo que incluirá la autorización de recolectar, modificar o corregir, datos personales del titular.
El texto, formato o autorización también incluirá la autorización de que algunos de los datos, puedan ser entregados a terceros por parte de Zorro Azul
Artículo 8. Prohibiciones.
En desarrollo de esta política de Zorro Azul, se establecen las siguientes prohibiciones y sanciones como consecuencia de su incumplimiento.
El incurrir en esta prohibición por parte de los empleados Zorro Azul acarreará las sanciones a que haya lugar de conformidad con la ley.
En los contratos con los proveedores, en lo que el objeto contratado tenga relación con datos personales, se pactará una previsión en relación con los perjuicios que se pueden llegar a ocasionar a Zorro Azul como consecuencia de la imposición de multas, sanciones operativas, entre otras, por parte de las autoridades competentes y como consecuencia del obrar imprudente o negligente del proveedor.
Artículo 9. Transferencia internacional de datos.
Está prohibida la transferencia de datos personales a cualquier persona cuyo asiento sea un país no seguro para la protección de datos. Se entienden países seguros aquellos que cumplan con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio.
De manera excepcional se podrán efectuar transferencias internacionales de datos por Zorro Azul cuando:
Corresponderá a la Gerencia General de Zorro Azul dar concepto favorable sobre los acuerdos o contratos que conlleven una transferencia internacional de datos personales, atendiendo como directrices los principios aplicables y recogidos en esta Política. Así mismo le corresponderá hacer las consultas pertinentes ante la Superintendencia de Industria y Comercio para asegurar la circunstancia de “país seguro” en relación con el territorio de destino o procedencia de los datos.
Artículo 10. Responsabilidades en el cumplimiento de la protección de datos personales.
La responsabilidad en el adecuado tratamiento de datos personales al interior de Zorro Azul, está en cabeza de todas las personas vinculadas a la empresa.
Artículo 11. Temporalidad de la información.
En el tratamiento de datos personales que efectúa Zorro Azul, la permanencia de los datos en sus sistemas de información estará determinada por la finalidad de dicho tratamiento. En consecuencia, agotada la finalidad para la cual se recolectaron los datos, Zorro Azul procederá a su destrucción o devolución, según el caso, o bien a conservarlos según lo dispuesto en la ley, adoptando las medidas técnicas que impidan un tratamiento inadecuado.
Artículo 12. Medidas de seguridad.
En el tratamiento de los datos personales objeto de regulación en esta Política, Zorro Azul adoptará medidas de seguridad física, lógicas y administrativas, las cuales se clasifican en nivel alto, medio y bajo, conforme el riesgo que pueda derivar de la criticidad de los datos personales tratados.
Artículo 13. Procedimientos y sanciones.
Zorro Azul comunica a los destinatarios de esta Política el régimen de sanciones previsto por la Ley 1581 de 2012 en su Artículo 23, que materializa los riesgos que se asume por un indebido tratamiento de datos personales:
“ARTICULO 23. Sanciones. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones:
“a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó.
“b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar.
“c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio.
“d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles.”
Consecuencia de los riesgos que asume Zorro Azul bien en calidad de responsable o encargado del tratamiento de los datos personales, el incumplimiento de esta Política por parte de sus destinatarios dará lugar a las sanciones o medidas contempladas en las normas aplicables.
Artículo 14. Entrega de datos personales a autoridades.
Cuando las autoridades judiciales o estatales soliciten a ZORRO AZUL el acceso o entrega de datos de carácter personal contenidos en cualquiera de sus bases de datos, se verificará la legalidad de la petición, la pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad, y se documentará la entrega de la información personal solicitada previendo que la misma cumpla con todos sus atributos (autenticidad, confiabilidad e integridad), y advirtiendo el deber de protección sobre estos datos, tanto al funcionario que hace la solicitud, a quien la recibe, así como a la entidad para la cual estos laboran. Se prevendrá a la autoridad que requiera la información personal, sobre las medidas de seguridad que aplican a los datos personales entregados y los riegos que conllevan su indebido uso e inadecuado tratamiento.
Artículo 15. Vigencia.
Esta Política ha sido aprobada mediante decisión adoptada por Zorro Azul y rige a partir del 08 de 01 de 2023
